Die Digitalisierung der Rechnungsstellung nimmt kontinuierlich zu. Worauf es ankommt, zeigt Florian Weber von der Steuerberatungsgesellschaft Angele & Kollegen in Türkheim.
Die Einführung der E-Rechnung im deutschen B2B-Bereich schreitet weiter voran. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen; für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen, bevor die Pflicht spätestens ab dem 1. Januar 2028 vollständig greift.
Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Datei, sondern eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das automatisch verarbeitet werden kann. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD erfüllen diese Anforderungen und ermöglichen eine weitgehend automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten.
Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre internen Prozesse und die eingesetzte Software zu prüfen. Dazu gehört unter anderem die Abstimmung mit Steuerberatern, IT-Dienstleistern und Softwareanbietern sowie die Schulung der Mitarbeitenden, die Rechnungen erstellen, prüfen oder verbuchen.
Die Umstellung kann über die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben hinaus Vorteile bringen. Automatisierte Abläufe können den manuellen Aufwand reduzieren, Fehlerquellen verringern und die Bearbeitung von Rechnungen beschleunigen. Wer sich frühzeitig vorbereitet, kann die Umstellung schrittweise umsetzen und den Anpassungsbedarf besser planen. Die E-Rechnung entwickelt sich damit zu einem festen Bestandteil der digitalen Finanzbuchhaltung.
Florian Weber
Kurz zusammengefasst
Die E-Rechnung wird für Unternehmen im deutschen B2B-Bereich zunehmend zum Standard. Unternehmen sollten deshalb frühzeitig ihre Software und internen Abläufe prüfen sowie Mitarbeitende auf die neuen Prozesse vorbereiten. Strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung und können den Aufwand in der Finanzbuchhaltung reduzieren.
Häufige Fragen zur E-Rechnung für Unternehmen
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Rechnung, sondern liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor, das automatisch verarbeitet werden kann.
Welche Formate eignen sich für E-Rechnungen?
Zu den entsprechenden Formaten gehören unter anderem XRechnung und ZUGFeRD. Sie ermöglichen eine weitgehend automatisierte Verarbeitung der enthaltenen Rechnungsdaten.
Seit wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
Wann greift die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen vollständig?
Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 greift die Pflicht vollständig.
Wie können sich Unternehmen auf die E-Rechnung vorbereiten?
➜ Interne Rechnungsprozesse überprüfen
➜ Eingesetzte Software auf E-Rechnungsfähigkeit prüfen
➜ Abstimmung mit Steuerberatern, IT-Dienstleistern und Softwareanbietern
➜ Mitarbeitende für Erstellung, Prüfung und Verbuchung schulen
Welche Vorteile kann die E-Rechnung bieten?
✓ Weniger manueller Aufwand
✓ Geringere Fehleranfälligkeit
✓ Schnellere Bearbeitung von Rechnungen
✓ Automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten
✓ Schrittweise Digitalisierung der Finanzbuchhaltung
Angele & Kollegen Steuerberatungs-Gesellschaft GmbH & Co. KG
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